食材采購問題清單及應(yīng)對措施
?賈先勇 王銳 曹葆華
近年來，政府機關(guān)、部隊、教育系統(tǒng)和企事業(yè)單位等食材采購項目按照集約化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的運作思路、充分利用市場競爭機制，傾向選擇信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)、優(yōu)惠力度大的供應(yīng)商，并直接配送至各食堂，有效提高了經(jīng)費使用效益。從組織食材招標(biāo)采購實踐來看，還暴露出采購需求不夠明確、評審要素不夠細(xì)化、合同履約不夠及時等問題。如何在合法合規(guī)的基礎(chǔ)上，在控制成本的同時獲取優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，是采購部門在采購食材時面臨的系統(tǒng)性難題。
現(xiàn)狀分析
食材不同于其他貨物或服務(wù)，存在品種廣而雜、價格易波動、標(biāo)準(zhǔn)難衡量的特點，在管理上存在發(fā)生頻率高、涉及崗位多、廉政風(fēng)險高的難點。
——需求參數(shù)不夠明確。例如，米的品種有很多，但是采購人很難對米的口感、營養(yǎng)、香氣等方面提出具體的要求，只能依靠供應(yīng)商的自我聲明或者就餐人的反饋，就餐人的反饋在采購環(huán)節(jié)很難體現(xiàn)；再比如，調(diào)味品品種很多，不同的調(diào)味品可能有不同的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保存條件、使用方法等，采購要求很難完整、準(zhǔn)確、全面列舉。由此造成采購需求表述不清、要求不明、存在歧義、前后矛盾等問題層出不窮。
——分包設(shè)置不夠合理。食材采購不僅有貨物，也有配送服務(wù)，食材采購標(biāo)的物種類繁多、特性各異，市場批發(fā)區(qū)域和供應(yīng)商經(jīng)營也有區(qū)分，往往是人為區(qū)分“米面糧油”“蔬菜水果”“肉類生鮮”“調(diào)料干雜”等。一些單位實際招標(biāo)分包時，不考慮市場和供應(yīng)商因素，分包不合理，例如，“米面糧油”和“肉類生鮮”屬不同大類，經(jīng)營米面的，不一定銷售肉類，如果將這兩類劃分為同一包，很難采購到專業(yè)的供應(yīng)商。
——定價依據(jù)不夠充分。食材的供需關(guān)系受到季節(jié)、氣候、災(zāi)害、政策等因素影響，導(dǎo)致食材價格上下波動。這對采購人和供應(yīng)商都帶來了風(fēng)險和挑戰(zhàn)。一些采購人采用年固定總價方式，由于事先不能確定采購食材的準(zhǔn)確數(shù)量、品種等，就根據(jù)每人伙食費計算，顯然不夠合理。也有的單位籠統(tǒng)地表達(dá)以當(dāng)?shù)剞r(nóng)副產(chǎn)品批發(fā)或零售價格或網(wǎng)上指導(dǎo)價作為基準(zhǔn)價，并不指定什么時間什么地點，供應(yīng)商固定折扣率或固定下浮率報價，以一周或一個月為周期，對供應(yīng)商的食材進(jìn)行價格核算，致使市場價格確定成了焦點問題，往往考察不周，導(dǎo)致價格難以執(zhí)行。
——評審標(biāo)準(zhǔn)不夠科學(xué)。在食材實際采購工作中，對于評審因素的具體設(shè)置，特別是哪些條件可以設(shè)置成評審因素，哪些條件不可以設(shè)置成評審因素，很多一線采購人員把握得不是很準(zhǔn)確，許多項目因設(shè)置特定地域、特定業(yè)績和特定資質(zhì)等條件不合理，導(dǎo)致對供應(yīng)商形成差別待遇和歧視待遇而被廢標(biāo)；也有的對評審項目設(shè)置不合理，采購不來理想供應(yīng)商，比如，在同類業(yè)績設(shè)置上，沒有針對本包采購貨物提出要求，致使中標(biāo)供應(yīng)商非本專業(yè)，很有可能專業(yè)賣肉的中了自己并不經(jīng)營的糧油類包。
——合同履行不夠嚴(yán)格。因各單位管理模式等原因，食材采購很難形成由單位內(nèi)部多部門組成的整體協(xié)同監(jiān)督體系，或已形成監(jiān)督體系但無法形成監(jiān)督合力，難以全方位多層次對食材采購活動進(jìn)行監(jiān)督。在合同履行過程中，不少單位會出現(xiàn)不能按照合同約定的時間和數(shù)量向采購人交付食材，或者交付的食材不符合合同約定的質(zhì)量要求；還有一些單位市場考察價格隨意，致使部分供應(yīng)商不執(zhí)行折扣率等。食材供應(yīng)商的違約行為嚴(yán)重影響食堂的正常運營，甚至引發(fā)安全和穩(wěn)定問題。
應(yīng)對措施
——重視采購需求制定。一是強化需求管理。針對食材市場品類繁多、質(zhì)量良莠不齊、供應(yīng)渠道不同、價格變化較大等情況，采購人要通過咨詢行業(yè)專家、查詢同類項目歷史成交信息、發(fā)布調(diào)查問卷、開展多方論證等方式，深入了解每種食材特性、產(chǎn)品分布、生產(chǎn)周期、收獲季節(jié)等，特別要了解當(dāng)?shù)厥袌龉┣笮畔⒑痛笮途C超、批發(fā)市場、零售市場及農(nóng)貿(mào)市場分布等，提出具體明確的食材品種、規(guī)格和等級等精準(zhǔn)需求。二是作好需求調(diào)研。對內(nèi)摸清單位食材需求基本情況，對外調(diào)研行業(yè)定位、市場競爭、歷史價格、資質(zhì)要求、服務(wù)規(guī)范等。通過實地踏勘、征集就餐人員意見、對標(biāo)同類項目、測算行業(yè)價格以及召開標(biāo)前見面會等多種方式深入分析，確保采購需求準(zhǔn)確、科學(xué)、合理。三是搞好項目論證。要對參與供應(yīng)商資質(zhì)條件論證，明確食材供應(yīng)商最基本的資質(zhì)條件，包括食品經(jīng)營許可證等；要對供應(yīng)商履行采購合同能力論證，明確包括供應(yīng)商技術(shù)實力、財務(wù)狀況、信用記錄等方面內(nèi)容；要對食材技術(shù)參數(shù)進(jìn)行論證，明確每種食材的詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)要求；要對評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及指標(biāo)論證，明確采購活動的各項要求，包括投標(biāo)文件的格式、評審標(biāo)準(zhǔn)和方法、評分指標(biāo)和分值設(shè)置等，同時要確保評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性，以便準(zhǔn)確評估各供應(yīng)商的投標(biāo)情況。
——科學(xué)設(shè)置采購分包。一是合理設(shè)置特定資質(zhì)。根據(jù)《食品經(jīng)營許可和備案管理辦法》規(guī)定，如果項目包單純采購食用農(nóng)產(chǎn)品（指通過種植、采摘、養(yǎng)殖、捕撈形成的，未改變其基本自然性狀的初級產(chǎn)品，包括谷物、蔬菜、水果、鮮肉、鮮蛋等），不需要提供《食品經(jīng)營許可證》，可要求供應(yīng)商提供《食用農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)地證明》或《動物檢疫合格證明》；如果采購包屬于預(yù)制菜、熟食等深加工食品，則要求提供食品經(jīng)營許可證（主體業(yè)態(tài)含“餐飲服務(wù)”或“食品銷售”）。二是遵循市場發(fā)展規(guī)律。分包要遵循法律法規(guī)和市場規(guī)律，無論批發(fā)市場還是超市，無論零售市場還是供應(yīng)商，都有基本的專業(yè)區(qū)域設(shè)置。設(shè)置采購包要了解采購人多樣性的需求和年度需求金額數(shù)量，對年度采購數(shù)量較少，不宜分包采購。政府采購分類目錄里將蔬菜、食用菌和薯類都進(jìn)行了區(qū)分，但在采購執(zhí)行時，分類過細(xì)容易達(dá)不到集中采購效果，還會被認(rèn)為故意拆分規(guī)避招標(biāo)。三是科學(xué)組織分包分類。針對食材采購種類繁多、特性各異、金額規(guī)模小、技術(shù)含量相對較低，可將標(biāo)包適當(dāng)集中，發(fā)揮規(guī)模效益。
——合理確定食材價格。食材的價格波動比較大，由于事先不能確定采購食材的數(shù)量、品種等，對于食材不宜采用固定總價的方式。結(jié)合多年經(jīng)驗和多家單位實踐做法，參考農(nóng)副產(chǎn)品網(wǎng)上價格或當(dāng)?shù)毓潭ㄊ袌鰞r格，采用固定折扣率或固定下浮率報價相對公平合理。具體方法是：首先，要合理設(shè)置參考價格。采用當(dāng)?shù)厥袌鰞r時，可選擇當(dāng)?shù)叵鄬潭ǖ拇笮统谢蜣r(nóng)副產(chǎn)品批發(fā)或零售市場，采取定期市場考察方式，按事先招標(biāo)的折扣率，確定折扣后的供應(yīng)價格；采用網(wǎng)上定價時，可以采取國家農(nóng)副產(chǎn)品網(wǎng)上適時更新的報價（指導(dǎo)價）為基準(zhǔn)，按固定折扣率或固定下浮率報價，對供應(yīng)商進(jìn)行價格核算。特別注意的是，很多地區(qū)發(fā)展改革委或市場監(jiān)督系統(tǒng)給出了一些農(nóng)產(chǎn)品指導(dǎo)價，也有一些地區(qū)大型批發(fā)市場定期發(fā)布農(nóng)產(chǎn)品價格，但更多的是沒有一家機構(gòu)能夠及時給出一個公允的基準(zhǔn)價，故網(wǎng)上定價應(yīng)優(yōu)先選用政府公布價、批發(fā)市場（商超）網(wǎng)上發(fā)布價、網(wǎng)上超市價等作為食材基準(zhǔn)價格。其次，要靈活開展市場調(diào)查。采用市場定價的，由食堂管理部門牽頭，組成價格調(diào)查小組，也可以邀請供應(yīng)商參加，根據(jù)合同確定的詢價地點，實地對采購食材逐一詢價，其詢價結(jié)果由調(diào)查小組全體人員共同簽字確認(rèn)；采用網(wǎng)上定價的，食堂管理人員應(yīng)根據(jù)事先招標(biāo)文件和合同確定的固定網(wǎng)站，打印儲存食材價格，按一定周期和折扣率，確定供應(yīng)價格。最后，要科學(xué)確定市場價格。食堂管理人員根據(jù)市場或網(wǎng)上確定的價格，依據(jù)合同約定的折扣率，與供應(yīng)商核定供應(yīng)價格，及時核算金額。采用網(wǎng)上定價的，按照網(wǎng)站價格執(zhí)行；采用市場詢價定價的，采購人要根據(jù)合同要求，定期組織市場價格調(diào)查，其中蔬菜水果、水產(chǎn)肉類等生鮮食品每月至少組織1次，其他食品每半年至少組織1次，遇到價格大幅波動，應(yīng)當(dāng)隨時組織市場價格調(diào)查，科學(xué)確定結(jié)算價格。
——科學(xué)規(guī)范評審因素。針對食材配送行業(yè)準(zhǔn)入門檻低、政府采購“低價優(yōu)先”規(guī)則下惡意低價競標(biāo)等頑疾，要通過強化與采購需求匹配的客觀評審指標(biāo)體系，才能實現(xiàn)“物有所值”的采購目標(biāo)。一是對整體分值的設(shè)定。技術(shù)評分因素可將食材技術(shù)性能、技術(shù)方案以及供貨資源等列入其中；商務(wù)因素可將同類業(yè)績和供應(yīng)商財務(wù)狀況列入其中；服務(wù)因素可將服務(wù)人員配備、倉儲場地等列入其中。二是對客觀分值的設(shè)定?？陀^分評審項是基于客觀事實依據(jù)，可通過客觀的材料和事實情況進(jìn)行核查比較而確定的要素，比如在同類業(yè)績評審項目設(shè)置時，要結(jié)合本包采購內(nèi)容，而不能籠統(tǒng)地設(shè)置為“食材項目”；再比如對貨源渠道（食品加工基地）設(shè)置時，要提供針對本包內(nèi)容的貨源渠道，而不是每包一樣等。三是對主觀分值的設(shè)定。主觀分評審項，考慮的因素一般難以用客觀事實依據(jù)作為證明材料，在盡量減少主觀評審因素情況下，還需對確需設(shè)置主觀評審因素的，盡可能客觀且可量化、細(xì)化，避免模糊或主觀性過強的表述。如配送服務(wù)方案在主觀因素設(shè)置上，應(yīng)當(dāng)考慮從完整性、優(yōu)質(zhì)方面的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，可以根據(jù)投標(biāo)人針對本項目的技術(shù)方案（包括食品質(zhì)量控制、衛(wèi)生管理控制、食品保存管理、配送團(tuán)隊等），特別是針對配送中突發(fā)事件（公共衛(wèi)生事件、天氣、交通等）和對不合格產(chǎn)品的檢測、置換、退貨的應(yīng)急方案等綜合考慮，使主觀分量化做到體現(xiàn)“完整性”。
——強化履約驗收約束。一是嚴(yán)格合同簽訂。合同簽訂后嚴(yán)格履行，不得隨意變更。每一輪招標(biāo)投標(biāo)和合同服務(wù)期限原則上不超過2年。二是嚴(yán)格貨物驗收。實物驗收應(yīng)當(dāng)由食堂牽頭，通常由食堂管理人員、就餐人員代表和風(fēng)氣監(jiān)督員組成，依據(jù)供應(yīng)計劃和驗收標(biāo)準(zhǔn)共同具體實施，逐一查驗核對品種、數(shù)量和質(zhì)量等，主要核對采購大宗食材與購貨憑證（或者送貨單據(jù)）上的名稱、數(shù)量是否相符；檢查包裝是否有破損、污漬、霉變、腐爛，感官性狀是否異常，是否有異味，是否有病蟲害附著等；檢查外包裝標(biāo)注信息是否完整，是否有產(chǎn)品的名稱、規(guī)格或者凈含量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、成分或者配料表、貯存條件等信息。對冷藏冷凍的大宗食材是否冷鏈運輸。同時建立驗收問題臺賬，對不合格食材依法要求整改、追責(zé)。三是抓好監(jiān)督檢查。建立食堂管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督落實食堂大宗食材采購管理工作。要抓好加強過程監(jiān)管，開展全過程監(jiān)督強化責(zé)任追究和聯(lián)動處置，將監(jiān)管鏈條上的每一個環(huán)節(jié)都關(guān)緊關(guān)實，構(gòu)建“不敢腐、不能腐、不想腐”的有效機制。
（作者單位：西藏軍區(qū)采購服務(wù)站 ?聯(lián)勤保障部隊后勤部）
